Pour la réunion qui aurait dû être un e-mail, la réunion sur la réunion précédente et la réunion « optionnelle » récurrente qui est pourtant obligatoire. Des modèles pour protéger votre calendrier et votre santé mentale.
“Je veux confirmer : il s'agit d'une réunion pour discuter des résultats de la réunion d'hier, qui avait été planifiée pour organiser la réunion de la semaine prochaine ? Je veux juste m'assurer d'être au bon niveau méta.”
“J'apprécie l'ambition d'un brainstorm matinal ! Malheureusement, mon cerveau n'arrive au bureau qu'aux alentours de 9h30, peu importe où se trouve mon corps.”
“J'ai remarqué que cette réunion est marquée « optionnelle » mais mon absence a été signalée lors de la revue d'hier. Pourriez-vous clarifier la définition opérationnelle d'« optionnel » dans ce contexte ?”
“J'ai hâte à notre discussion rapide ! Compte tenu de la durée de 2 heures, pourriez-vous partager un ordre du jour ? J'aimerais rythmer ma participation en conséquence.”
Utilisez le niveau 2-3 avec une suggestion de format alternatif (résumé par e-mail, document asynchrone) et mentionnez vos « créneaux de concentration ».
Le niveau 4 fonctionne bien — exprimez votre enthousiasme pour la réunion tout en demandant un ordre du jour « pour pouvoir me préparer adéquatement et contribuer de manière significative ».
Envoyez un e-mail de niveau 3 au préalable en notant votre « heure limite » et en suggérant de prioriser les points de l'ordre du jour au cas où « le temps ne permettrait pas de tout couvrir ».
